Audit Keuangan Internal dan Pemerintah dan Audit Operasional

A.    Audit Keuangan Internal

Perusahaan mempekerjakan auditor internal untuk melakukan audit keuangan maupun operasional. Selama dua dekade terakhir, peranan auditor internal meluas secara dramatis, terutama karena peningkatan ukuran dan kompleksitas perusahaan. Oleh karena auditor internal menghabiskan waktu mereka dalam satu perusahaan, maka mereka tahu lebih banyak mengenai operasional perusahaan dan pengendalian internal dibandingkan auditor eksternal. Pengetahuan ini sangat penting bagi tata kelola perusahaan yang efektif.

Rerangka praktik Lembaga Auditor Internal profesional memberikan definisi audit internal sebagai berikut: audit internal adalah suatu aktivitas assurance dan konsultasi yang independen dan objektif yang didesain untuk menambah nilai dan meningkatkan operasional perusahaan. Audit internal membantu perusahaan mencapai tujuannya dengan pendekatan yang sistematis dan ketat agar dapat melakukan evaluasi dan peningkatan efektivitas terhadap manajemen risiko, pengendalian, dan proses tata kelola.

Definisi ini mencerminkan adanya perubahan peran auditor internal. Mereka diharapkan dapat menambah nilai suatu organisasi melalui peningkatan efektivitas operasional sekaligus menjalankan tanggung jawab yang biasanya dilakukan, misalnya:

1. Menelaah reliabilitas dan integritas informasi
2. Memastikan kepatuhan atas kebijakan dan regulasi
3. Menjaga aset

Tujuan auditor internal yang lebih luas dari auditor eksternal tersebut memberikan fleksibilitas bagi auditor internal untuk memenuhi kebutuhan perusahaan mereka. Pada satu perusahaan, seorang auditor internal dapat berfokus hanya pada pendokumentasian dan pengujian pengendalian untuk persyaratan. Pada perusahaan lain, auditor internal dapat memiliki fungsi utama sebagai konsultan, hanya berfokus pada rekomendasi yang meningkatkan kinerja organisasi. Auditor internal tidak hanya berfokus pada area yang berbeda, tetapi tingkat audit internal pun dapat bervariasi dari satu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Laporan audit internal tidak distandardisasi karena kebutuhan pelaporan dapat bervariasi di setiap perusahaan dan laporan tidak bergantung pada pengguna eksternal.

Lembaga Auditor Eksternal

Pedoman profesional bagi auditor internal dibuat oleh Institute of Internal Auditor (IIA), sebuah organisasi yang mirip dengan AICPA yang menetapkan standar etika dan praktik, memberikan pendidikan, dan mendorong profesionalisme bagi sekitar 120.000 anggotanya di seluruh dunia. IIA berperan utama dalam peningkatan pengaruh audit internal. Misalnya, IIA telah menetapkan program sertifikasi untuk menjadi Certified Internal Auditor (CIA) bagi mereka yang memenuhi persyaratan pengujian dan pengalaman tertentu. Rerangka praktik profesional dalam IIA meliputi kode etik dan Standar Internasional untuk Praktik Profesional Audit Internal IIA (dikenal sebagai “Buku Merah”). Semua anggota IIA dan auditor internal bersertifikat setuju untuk mengikuti kode etik lembaga, yang disyaratkan sesuai dengan standar.

Standar Internasional untuk Praktik Profesional Audit Internal dibagi menjadi standar atribut untuk auditor internal dan departemen audit, dan standar kinerja untuk aktivitas penugasan dan pelaporan audit internal. IIA membuat standar tertentu dalam setiap kategori. Misalnya, Standar Atribut 1100 pada Independensi dan Objektivitas, meliputi Standar individual untuk mencapai independensi organisasi (1110), objektivitas individual (1120), dan penurunan nilai atas independensi dan objektivitas (1130)

Selain itu, IIA juga mengembangkan standar implementasi khusus untuk penugasan assurance dan konsultasi. Misalnya, implementasi standar 1110.A1 memberikan panduan untuk menerapkan Standar Atribut 1110 atas independensi organisasi untuk penugasan assurance, yang menyatakan bahwa aktivitas audit internal harus bebas dari campur tangan dalam menentukan ruang lingkup audit internal, menjalankan penugasan, dan mengkomunikasikan hasilnya.

Hubungan Antara Auditor Internal dan Eksternal

Tanggung jawab dan pelaksanaan audit oleh auditor internal dan eksternal sangat berbeda dalam satu hal. Auditor internal bertanggung jawab kepada manajemen dan dewan direksi, sementara auditor eksternal bertanggung jawab kepada pengguna laporan keuangan yang mengandalkan kredibilitas laporan keuangan pada auditor. Namun auditor internal dan eksternal memiliki banyak kesamaan, seperti:

• Keduanya harus kompeten sebagai auditor dan tetap objektif dalam menjalankan pekerjaan dan melaporkan hasilnya
• Keduanya menjalankan metodologi yang sama dalam menjalankan audit, termasuk merencanakan dan menjalankan pengujian pengendalian dan pengujian substantif
• Keduanya mempertimbangkan risiko dan materialitas dalam memutuskan perluasan pengujian dan mengevaluasi hasilnya. Keputusan mereka atas materialitas dan risiko mungkin berbeda karena pengguna eksternal dapat memiliki perbedaan kebutuhan dengan manajemen atau dewan direksi

Auditor eksternal bergantung pada auditor internal saat menggunakan model risiko audit untuk menilai risiko pengendalian. Jika auditor internal bekerja secara efektif, maka auditor eksternal dapat mengurangi risiko pengendalian secara signifikan dan mengurangi pengujian substantif. Akibatnya tagihan atas pembiayaan audit eksternal akan berkurang secara substansial bila klien menjalankan fungsi audit internalnya dengan baik. Auditor eksternal biasanya menganggap auditor internal bekerja efektif bila:

• Independen dari unit operasi yang dievaluasinya
• Kompeten dan telah mendapatkan pelatihan memadai
• Melakukan pengujian audit secara relevan atas pengendalian internal dan laporam keuangan

PSA 33 (SA 332) juga memperbolehkan auditor eksternal memanfaatkan auditor internal untuk membantu langsung pelaksanaan audit. Dengan mengandalkan staf auditor internal dalam melakukan beberapa pengujian audit, auditor eksternal dapat menghemat waktu dan biaya dalam menyelesaikan auditnya. Jika auditor internal memberikan bantuan langsung, maka auditor eksternal harus menilai kompetensi dan objektivitas mereka serta mengawasi dan mengevaluasi pekerjaan mereka

B.     Audit Operasional

Di luar kegiatan audit keuangan, auditor internal, auditor pemerintah, dan akuntan publik juga melakukan audit operasional, yang berhubungan dengan efisiensi dan efektivitas organisasi. Beberapa auditor lain menggunakan istilah audit manajemen atau audit kinerja, bukan audit operasional, sementara juga ada yang tidak memisahkan antara istilah audit kinerja, audit manajemen, dan audit operasional serta menggunakan istilah tersebut bergantian

Istilah audit operasional digunakan selama tujuan pengujian yang dilakukan adalah untuk menentukan efektivitas dan efisiensi dari unit-unit organisasi. Pengujian efektivitas pengendalian internal oleh auditor internal dapat dianggap sebagai bagian dari audit operasional, jika tujuannya adalah untuk membantu perusahaan mengoperasikan bisnis secara lebih efektif atau efisien. Audit operasional bisa saja bertujuan untuk menentukan apakah suatu perusahaan memiliki personel yang memadai dalam lini perakitan, jika tujuannya untuk menentukan efektivitas dan efisiensi perusahaan dalam memproduksi produknya.

Perbedaan Antara Audit Operasional dan Audit Keuangan

Terdapat tiga perbedaan utama antara audit operasional dan audit keuangan, yaitu:

1.      Tujuan Audit

Audit keuangan menekankan pada ketepatan pencatatan informasi historis, sedangkan audit operasional menekankan pada efektivitas dan efisiensi. Audit keuangan berorientasi pada masa lampau, sementara audit operasional berfokus pada peningkatan kinerja masa depan. Seorang auditor operasional, misalnya, dapat mengevaluasi apakah jenis baru bahan baku dibeli pada harga terendah untuk menghemat uang dalam pembelian bahan baku berikutnya.

2.      Distribusi Laporan

Laporan audit keuangan biasanya didistribusikan kepada pengguna laporan keuangan eksternal, misalnya pemegang saham dan pihak bank, sedangkan laporan audit operasional ditujukan terutama kepada manajemen. Distribusi laporan audit eksternal yang luas memerlukan struktur dan penyusunan kata-kata yang sangat baik. Distribusi terbatas laporan operasional audit dan perbedaan sifat audit untuk efisiensi dan efektivitas menghasilkan laporan audit yang berbeda antara suatu audit dan audit lainnya.

3.      Area Non Keuangan

Audit keuangan terbatas hanya pada hal-hal yang langsung mempengaruhi kewajaran laporan keuangan, sedangkan audit operasional meliputi aspek efektivitas dan efisiensi dalam organisasi. Misalnya, audit operasional dapat ditujukan untuk efektivitas program periklanan atau efisiensi pekerja pabrik

Efektivitas Versus Efisiensi

Sebelum audit operasional dilakukan, auditor harus menentukan kriteria khusus untuk mengukur efektivitas dan efisiensi. Pada umumnya, efektivitas merujuk pada terpenuhinya suatu tujuan, misalnya memproduksi suku cadang tanpa kesalahan. Efisiensi merujuk pada penentuan kecukupan sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, seperti menentukan apakah suku cadang diproduksi pada biaya minimum.

Efektivitas. Dalam audit operasional untuk efektivitas, seorang auditor misalnya, mungkin perlu menilai apakah seorang agen pemerintah memenuhi tujuan penugasannya untuk menguji keamanan tangga berjalan untuk suatu kota. Untuk menentukan efektivitas kinerja agen tersebut, auditor harus menentukan kriteria tertentu untuk keamanan tangga berjalan. Misalnya, apakah tujuan agen untuk menginspeksi seluruh tangga berjalan dalam kota tersebut harus dilakukan setahun sekali? Apakah tujuannya adalah untuk memastikan tidak ada akibat fatal jika terdapat kerusakan tangga berjalan, atau apakah tidak ada kerusakan sama sekali?

Efisiensi.Misalnya terdapat dua proses produksi dengan kualitas yang sama, maka proses dengan biaya lebih rendah akan lebih efisien. Audit operasional biasanya menemukan beberapa jenis inefisiensi tertentu.

Hubungan Antara Audit Operasional dan Pengendalian Internal

Manajemen melakukan pengendalian internal untuk membantu pencapaian tujuannya. Terdapat tiga hal penting untuk mencapai pengendalian internal yang efektif, yaitu:

• Keandalan pelaporan keuangan
• Efektivitas dan efisiensi operasi
• Kepatuhan atas hukum dan peraturan yang berlaku

Hal kedua di atas berkaitan langsung dengan audit operasional, tetapi dua hal lainnya berkaitan dengan efisiensi dan operasi. Misalnya, manajemen memerlukan informasi akuntansi biaya yang handal untuk memutuskan jenis dan harga jual produk yang dilanjutkan produksinya. Sama halnya dengan ketidaktaatan pada hukum yang berlaku, yang akan mengakibatkan perusahaan dikenakan denda.

Terdapat dua hal yang membedakan evaluasi pengendalian internal dan pengujian audit keuangan dan operasional, yaitu:

1.      Tujuan

Tujuan audit operasional atas pengendalian internal adalah untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi dan membuat rekomendasi kepada manajemen. Sebaliknya, evaluasi pengendalian internal untuk audit keuangan memiliki dua tujuan utama yaitu untuk menentukan luasnya pengujian audit substantif yang diperlukan dan melaporkan efektivitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan untuk perusahaan publik.

Baik dalam audit keuangan dan operasional, auditor dapat mengevaluasi prosedur pengendalian dengan cara yang sama, tapi dengan tujuan yang berbeda. Auditor operasional dapat menguji efektivitas prosedur verifikasi internal untuk duplikasi faktur penjualan guna memastikan bahwa perusahaan tidak merugikan konsumen dan juga untuk melakukan penagihan atas seluruh piutang. Auditor keuangan juga melakukan pengujian pengendalian internal yang sama, tetapi tujuan utamanya adalah mengurangi konfirmasi atas piutang dagang atau pengujian substantif lainnya (tujuan kedua atas audit keuangan adalah untuk membuat rekomendasi operasional kepada manajemen)

 2.      Ruang Lingkup

Ruang lingkup audit operasional ditujukan pada seluruh pengendalian yang mempengaruhi efektivitas dan efisiensi, sedangkan ruang lingkup evaluasi pengendalian internal untuk audit keuangan dibatasi pada efektivitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan dan dampaknya atas kewajaran penyajian laporan keuangan. Misalnya, audit operasional dapat berfokus pada kebijakan dan prosedur yang dilakukan oleh departemen pemasaran untuk menentukan efektivitas katalog dalam pemasaran produk.

Jenis Audit Operasional

Audit operasional terdiri atas tiga kategori utama, yaitu:

1.      Audit Fungsional

Yang dimaksud denga fungsional adalah kategori aktivitas dalam suatu bisnis, misalnya fungsi penagihan atau fungsi produksi. Fungsi dapat dikategorikan dan dibagi dalam banyak cara. Misalnya, fungsi akuntansi dapat dibagi menjadi fungsi pengeluaran kas, penerimaan kas, dan penggajian. Fungsi penggajian dapat dibagi menjadi menjadi fungsi penetapan karyawan, pencatatan waktu, dan pembayaran gaji. Audit fungsional mengurusi satu atau lebih fungsi dalam suatu organisasi, misalnya mengenai efektivitas dan efisiensi fungsi penggajian untuk suatu divisi atau organisasi secara keseluruhan.

Audit fungsional memiliki keuntungan bagi auditor untuk melakukan spesialisasi. Auditor tertentu berperan sebagai staf audit internal dalam mengembangkan keahlian tertentu pada suatu area, misalnya rekayasa produksi. Rekayasa produksi dapat berjalan lebih efektif dan efisien dengan menghabiskan waktu audit dalam area tersebut. Kerugian dari audit fungsional adalah tidak dilakukannya evaluasi keterkaitan antarfungsi. Misalnya, fungsi rekayasa produksi berinteraksi dengan fungsi pabrikan dan fungsi lainnya dalam organisasi.

2.      Audit Organisasional

Audit operasional dalam organisasi mengurusi seluruh unit organisasi seperti departemen, cabang, atau anak perusahaan. Audit organisasional menekankan pada efektivitas dan efisiensi dalam interaksi fungsi tersebut. Rencana organisasi dan metode untuk koordinasi aktivitas merupakan hal penting dalam audit ini.

3.      Penugasan Khusus

Dalam audit operasional, penugasan khusus muncul atas permintaan dari manajemen dengan bermacam-macam jenis audit, misalnya untuk menentukan penyebab inefisiensi sistem TI, meneliti kemungkinan kecurangan dalam divisi, dan membuat rekomendasi untuk mengurangi biaya produksi.

Pelaksana Audit Operasional

Audit operasional biasanya dilakukan oleh salah satu dari tiga kelompok, yaitu:

1.      Auditor Internal

Auditor internal merupakan posisi unik yang melakukan audit operasional dimana beberapa orang menggunakan istilah audit internal dan audit operasional secara bergantian. Akan tetapi, tidak semua audit operasional dilakukan oleh auditor internal atau hanya auditor internal yang melakukan audit operasional. Banyak departemen audit internal yang melakukan keduanya, yaitu audit operasional dan keuangan secara bersamaan. Oleh karena mereka menghabiskan waktu kerja mereka untuk perusahaan yang mereka audit, maka auditor internal diuntungkan dalam melakukan audit operasional. Mereka dapat mengembangkan pengetahuan yang cukup tentang perusahaan dan bisnis yang penting bagi efektivitas audit operasional.

Untuk memaksimalkan efektivitas dalam menjalankan audit keuangan dan operasional, departemen audit internal harus melapor kepada dewan direksi atau direktur utama. Auditor internal juga harus memiliki akses dan komunikasi berkelanjutan dengan komite audit dari dewan direksi. Pelaporan kepada komite audit membantu auditor internal agar tetap independen. Jika auditor internal memberi laporan kepada kontroler, maka mereka sulit untuk melakukan evaluasi independen dan membuat rekomendasi kepada manajemen senior bila terjadi inefisiensi atas pekerjaan kontroler.

2.      Auditor Pemerintah

Auditor pemerintah regional dan pusat melakukan audit operasional, yang seringkali menjadi bagian dalam pelaksanaan audit keuangan. Kelompok auditor pemerintah yang paling dikenal adalah BPK, namun auditor pemerintah lainnya juga harus melakukan audit keuangan dan operasional.

Buku kuning mendefinisikan dan menetapkan standar untuk audit kinerja, yang pada dasarnya sama dengan audit operasional. Audit kinerja tersebut meliputi:

• Audit ekonomi dan efisiensi

Tujuan dari audit ekonomi dan efisiensi adalah untuk menentukan:

1. Apakah entitas sudah memperoleh, melindungi, dan menggunakan sumber daya secara ekonomis dan efisien
2. Apa penyebab inefisiensi atau ketidakekonomisan tersebut
3. Apakah entitas telah mematuhi hukum dan peraturan tentang hal-hal ekonomis dan efisiensi dalam program audit

• Program audit

Tujuan dari program audit ini adalah untuk menentukan:

1. Sejauh mana hasil yang diinginkan atau manfaat yang ditetapkan oleh badan legislatif atau yang ditetapkan badan otoritas lainnya
2. Bagaimana efektivitas organisasi, program, kegiatan, atau fungsi tersebut
3. Apakah entitas telah mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku

Dua tujuan dari masing-masing jenis audit kinerja benar-benar operasional, sedangkan tujuan utamanya adalah menyangkut kepatuhan.

Untuk mengilustrasikan kegiatan operasional tertentu dalam audit pemerintahan negara, berikut adalah contoh dari sebuah artikel dalam publikasi Internal Auditor : sebuah rumah sakit dengan staf administrasi yang terpisah menempati tiga bangunan di atas tanah milik rumah sakit negara lainnya. Audit kami menunjukkan bahwa beban kerja terbatas kegiatan administrasi rumah sakit ini dan kedekatannya dengan kantor rumah sakit utama memungkinkan dilakukannya konsolidasi fungsi administrasi dari dua rumah sakit dan akan menghemat biaya sebesar Rp 145.000.000 setahun.

3.      KAP

Ketika KAP melakukan audit laporan keuangan historis, seringkali tindakan audit ini terdiri atas identifikasi masalah operasional dan rekomendasi yang mungkin bermanfaat bagi klien audit. Rekomendasi dapat dibuat secara lisan, tetapi biasanya termasuk dalam surat manajemen.

Latar belakang pengetahuan tentang bisnis klien, yang didapatkan auditor eksternal saat melakukan audit, seringkali memberikan informasi yang berguna dalam memberikan rekomendasi operasional. Sebagai contoh, misalnya auditor menetapkan bahwa perputaran persediaan klien selama tahun berjalan lebih lambat dari sebelumnya. Auditor harus menentukan penyebab kelambatan tersebut untuk mengevaluasi kemungkinan adanya keusangan persediaan yang dapat menyebabkan ketidakwajaran dalam penyajian laporan keuangan. Dalam menentukan penyebab berkurangnya perputaran persediaan, auditor dapat mengidentifikasi penyebab operasional, seperti kebijakan pembelian persediaan yang tidak efektif, yang harus diperhatikan oleh manajemen. Auditor yang memiliki latar belakang bisnis yang luas dan berpengalaman dengan bisnis yang sama akan memberikan rekomendasi operasional yang lebih efektif dan relevan dibandingkan dengan auditor lain yang tidak memiliki kualifikasi tersebut.

Klien umumnya melibatkan KAP untuk melakukan audit operasional dalam satu atau lebih bagian-bagian tertentu dari bisnisnya. Sebagai contoh, perusahaan dapat meminta KAP untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi sistem komputernya. Biasanya, manajemen meminta KAP melakukan audit ini bila perusahaan tidak memiliki staf audit internal atau jika staf audit internal tidak memiliki keahlian di area tertentu. Dalam beberapa kasus, manajemen atau dewan direksi menyerahkan seluruh atau sebagian aktivitas audit internalnya kepada sebuah KAP, misalnya audit operasional untuk aktivitas teknologi informasi, yang harus dilakukan bersama oleh KAP dan anggota tertentu dari staf audit internal perusahaan. Biasanya staf konsultan manajemen KAP yang melaksanakan jasa tersebut. Perlu diperhatikan bahwa KAP tidak boleh menyediakan jasa ini kepada klien audit perusahaan publik mereka

Independensi dan Kompetensi Auditor Operasional

Dua kualifikasi yang paling penting bagi auditor operasional adalah independensi dan kompetensi. Auditor harus melapor pada tingkat manajemen  yang sesuai untuk memastikan bahwa investigasi dan rekomendasi yang dibuat tidak bias. Independensi jarang menjadi masalah bagi auditor KAP karena mereka tidak menjadi karyawan perusahaan yang di audit. Independensi auditor internal perlu ditingkatkan dengan adanya laporan departemen audit internal untuk dewan direksi atau direktur utama. Sama halnya dengan adanya keharusan bagi auditor pemerintah untuk melapor kepada atasan departemen operasional. BPK, misalnya, langsung melapor kepada DPR untuk meningkatkan independensi.

Tanggung jawab auditor operasional juga dapat mempengaruhi independensi mereka. Auditor tidak bertanggung jawab atas fungsi operasional dalam perusahaan atau untuk memperbaiki kekurangan bila ditemukan inefisiensi atau ketidakefektifan. Misalnya, independensi auditor akan terpengaruh ketika mereka mengaudit sistem TI atas pembelian jika mereka yang merancang sistem tersebut atau menjadi pihak yang bertanggung jawab untuk memperbaiki kekurangan yang mereka temukan selama audit.

Meskipun auditor boleh memberikan rekomendasi untuk perubahan dalam operasi, personel operasional harus memiliki kewenangan untuk menerima atau menolak rekomendasi tersebut. Jika auditor memiliki kewenangan atas pelaksanaan rekomendasi mereka, maka independensi mereka akan berkurang.

Kompetensi tentunya diperlukan untuk menentukan penyebab masalah operasional dan untuk membuat rekomendasi yang tepat. Ketika audit operasional berurusan dengan masalah operasional yang meluas, maka kompetensi dapat menjadi hambatan besar. Sebagai contoh, bayangkan betapa sulitnya mencari auditor internal yang berkualitas, yang dapat mengevaluasi efektivitas program periklanan dan efisiensi proses produksi. Staf audit internal dalam melakukan jenis pemeriksaan operasional ini mungkin harus memasukkan beberapa personel dengan latar belakang bidang pemasaran dan produksi.

Kriteria Evaluasi Efisiensi dan Efektivitas

Tantangan utama dalam audit operasional adalah menentukan kriteria khusus untuk mengevaluasi apakah efisiensi dan efektivitas telah dicapai. Dalam laporan audit keuangan historis, PSAK memberikan kriteria yang luas untuk mengevaluasi penyajian secara wajar, dan tujuan audit dapat memfasilitasi kriteria yang lebih spesifik dalam memutuskan apakah PSAK sudah dilaksanakan. Dalam audit operasional tidak ada kriteria yang ditentukan dengan jelas.

Untuk menetapkan kriteria audit operasional, auditor dapat menentukan apakah beberapa aspek dari entitas dapat dibuat lebih efektif atau efisien dan merekomendasikan perbaikan. Pendekatan tersebut dapat memadai untuk auditor yang berpengalaman dan mendapatkan pelatihan memadai, tetapi tidak demikian bagi auditor pada umumnya.

Kriteria Khusus. Kriteria yang lebih spesifik diperlukan sebelum memulai audit operasional. Misalnya, Anda sedang melalukan audit operasional mengenai tata letak peralatan di pabrik untuk sebuah perusahaan. Berikut ini adalah beberapa kriteria tertentu, yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan, yang dapat digunakan untuk mengevaluasi tata letak pabrik :

• Apakah tata letak pabrik seluruhnya disetujui oleh perancang kantor pusat di saat melakukan desain awal?
• Apakah unit perancang kantor pusat melakukan studi evaluasi kembali atas tata letak pabrik dalam 5 tahun terakhir?
• Apakah setiap unit peralatan beroperasi pada kapasitas 60% atau lebih untuk sedikitnya 3 bulan pada setiap tahun?
• Apakah tata letak memfasilitasi pergerakan bahan baku baru di lantai produksi?
• Apakah tata letak memfasilitasi produksi barang jadi?
• Apakah tata letak memfasilitasi pergerakan barang jadi ke bagian distribusi?
• Apakah tata letak pabrik menggunakan peralatan yang ada secara efektif?
• Apakah keamanan karyawan terancam dengan adanya tata letak pabrik?

Sumber Kriteria. Untuk mengembangkan kriteria evaluasi khusus, auditor operasional dapat menggunakan berbagai sumber, meliputi:

• Kinerja historis

Kriteria dapat ditetapkan berdasarkan hasil aktual dari periode sebelumnya. Dengan menggunakan kriteria ini, auditor dapat menentukan apakah kondisi menjadi “lebih baik” atau “lebih buruk”. Keuntungan pendekatan tersebut adalah kriteria ini mudah didapatkan, namun tidak dapat digunakan untuk menentukan seberapa baik hasilnya dibandingkan dengan yang seharusnya.

• Pembandingan

Entitas di dalam atau di luar organisasi klien mungkin akan sama bila hasil operasinya digunakan sebagai kriteria. Auditor harus berhati-hati dalam memilih organisasi sebagai pembanding. Pembandingan hampir tidak mungkin dilakukan dengan organisasi berbeda atau mereka yang tingkat standarnya lebih rendah. Untuk entitas internal yang sebanding, data dapat tersedia untuk digunakan sebagai kriteria. Organisasi luar sering juga menyediakan informasi yang diperlukan. Selain itu, data pembandingan sering disediakan oleh kelompok industri dan badan peraturan pemerintah.

• Standar rekayasa produksi

Dalam beberapa penugasan, dimungkinkan untuk mengembangkan kriteria berdasarkan standar rekayasa produksi. Sebagai contoh, auditor dapat menggunakan Time and Motion Study untuk menentukan tingkat output produksi yang efisien. Kriteria ini biasanya memakan waktu dan biayanya mahal untuk dikembangkan karena membutuhkan keahlian, tetapi dalam banyak hal patut dipertimbangkan. Suatu standar dapat dikembangkan oleh kelompok industri untuk digunakan oleh semua anggota mereka, sehingga biaya dapat ditekan.

• Diskusi dan kesepakatan

Kadang-kadang kriteria objektif sulit atau mahal untuk diperoleh, sehingga paling baik dikembangkan melalui diskusi dan kesepakatan. Pihak-pihak yang terlibat harus mencakup manajemen entitas yang akan diaudit, auditor operasional, dan badan atau pihak yang akan diberi laporan tentang penemuan audit.

 Tahapan dalam Menjalankan Audit Operasional

Terdapat tiga fase dalam audit operasional, yaitu:

1.      Perencanaan

Perencanaan untuk audit operasional sama dengan perencanaan untuk audit atas laporan keuangan historis. Seperti auditor laporan keuangan, auditor operasional harus menentukan ruang lingkup penugasan dan mengkomunikasikannya ke unit organisasi. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:

• Melakukan penugasan dengan benar
• Mendapatkan informasi latar belakang mengenai unit organisasi
• Memahami pengendalian internal
• Memutuskan bukti yang memadai untuk diakumulasi

Perbedaan utama antara perencanaan audit operasional dan audit keuangan adalah keragaman yang diciptakan oleh luasnya audit operasional, yang sering membuatnya sulit untuk mengambil keputusan dalam tujuan khusus. Auditor memilih tujuan berdasarkan kriteria yang dikembangkan dalam penugasan, yang bergantung pada kondisi yang ada. Misalnya, tujuan audit operasional atas efektivitas pengendalian internal untuk kas kecil akan sangat berbeda dengan audit operasional untuk efisiensi penelitian dan pengembangan, namun tujuan yang beragam dalam audit operasional bisa saja merupakan bagian dari audit operasional yang sama.

Luasnya audit operasional sering membuat penentuan staf menjadi lebih rumit daripada dalam audit keuangan. Hal ini terjadi bukan karena bidang yang berbeda, misalnya pengendalian produksi dan periklanan, tetapi tujuan untuk bidang tersebut sering memerlukan keahlian teknis khusus. Misalnya, auditor mungkin membutuhkan latar belakang teknis untuk mengevaluasi kinerja pada sebuah proyek konstruksi besar.

Pada akhirnya, tidak seperti audit keuangan, audit operasional mengharuskan auditor menghabiskan lebih banyak waktu dengan pihak yang berkepentingan untuk mencapai persetujuan atas syarat penugasan dan kriteria evaluasi. Terlepas dari sumber kriteria evaluasi, dalam hal tujuan dan kriteria yang ditetapkan, maka perwakilan entitas yang akan di audit, auditor operasional, dan entitas atau kepada pihak mana temuan akan dilaporkan, harus ditentukan secara jelas dalam perjanjian.

2.      Akumulasi Bukti dan Evaluasi

Pengendalian internal dan prosedur operasi merupakan bagian penting dari audit operasional, maka biasanya dilakukan dokumentasi, penyelidikan atas klien, prosedur analitis, dan observasi secara ekstensif. Konfirmasi, pencapaian kinerja kembali, dan perhitungan kembali tidak digunakan secara luas dalam audit operasional dibandingkan pada audit keuangan karena tujuan keberadaan dan akurasi tidak relevan dengan kebanyakan audit operasional.

Untuk mengilustrasikan akumulasi bukti dalam audit operasional, sebagai contoh suatu lembaga yang mengevaluasi keamanan tangga berjalan di sebuah kota. Asumsikan bahwa semua pihak setuju bahwa tujuannya adalah untuk menentukan apakah seorang pengawas membuat pemeriksaan tahunan secara memadai untuk seluruh tangga berjalan di kota tersebut. Untuk memenuhi tujuan kelengkapan, auditor dapat memeriksa cetak biru bangunan kota dan lokasi tangga berjalan dan menelusurinya ke daftar untuk memastikan bahwa semua tangga berjalan sudah dimasukkan dalam populasi. Pengujian tambahan dilakukan untuk bangunan yang baru dibangun untuk menilai ketepatan waktu atas pembaruan daftar yang berada di pusat.

Dengan asumsi auditor telah menentukan bahwa daftar tersebut lengkap, mereka dapat memilih sampel lokasi tangga berjalan dan mengumpulkan bukti mengenai waktu dan frekuensi inspeksi. Auditor mungkin perlu mempertimbangkan risiko bawaan dengan melakukan pengambilan sampel lebih besar atas tangga berjalan yang usianya lebih tua atau tangga yang sebelumnya cacat keamanannya. Auditor mungkin juga perlu memeriksa bukti kompetensi pengawas tangga berjalan dengan menelaah catatan, program pelatihan, uji kecakapan, dan laporan kinerja. Auditor juga perlu menjalankan kembali prosedur pengambilan sampel tangga berjalan untuk mendapatkan bukti bila terjadi ketidakkonsistenan dengan yang dilaporkan atau pada kondisi sebenarnya.

Sama seperti auditor keuangan, auditor operasional harus mengumpulkan bukti yang memadai untuk dijadikan dasar suatu kesimpulan dalam pengujian. Untuk audit keamanan tangga berjalan, auditor harus mengumpulkan bukti yang cukup tentang inspeksi keamanan tangga berjalan. Setelah bukti dikumpulkan, auditor harus memutuskan apakah inspeksi atas masing-masing tangga berjalan di kota dilakukan oleh petugas yang kompeten.

3.      Pelaporan serta Tindak Lanjut

Dua perbedaan utama antara laporan audit keuangan dan operasional yang mempengaruhi laporan audit operasional adalah:

1. Dalam audit operasional, laporan biasanya dikirimkan hanya kepada manajemen, dengan tembusan kepada unit yang diaudit. Pengguna pihak ketiga tidak memerlukan susunan kata-kata baku untuk pembuatan laporan audit operasional.
2. Banyaknya jenis audit operasional memerlukan laporan yang berbeda-beda untuk mencakup ruang lingkup audit, temuan, dan rekomendasi.

Auditor operasional sering menghabiskan waktu untuk mengkomunikasikan temuan dan rekomendasi audit secara jelas. Pada audit kinerja, saat laporan disusun sesuai persyaratan Buku Kuning, maka komponen tertentu harus disertakan, tetapi bentuk laporan harus dibebaskan. Tindak lanjut merupakan hal umum dalam audit operasional ketika auditor membuat rekomendasi kepada manajemen untuk menentukan apakah terdapat perubahan yang direkomendasikan, dan jika tidak, harus dijelaskan mengapa.

Contoh Temuan Audit Operasional

Setiap Internal Auditor tersebut, jurnal yang dipublikasikan dua bulanan oleh IIA, selalu terdapat beberapa temuan audit operasional yang disampaikan oleh auditor internal yang berpraktik. Lebih banyak temuan yang mencakup efisiensi daripada efektivitas. Pembaca lebih tertarik dengan temuan yang berkaitan dengan efisiensi dari efektivitas. Misalnya, suatu audit operasional di AS yang menghasilkan penghematan sebesar $68.000 akan lebih menarik pembaca daripada sebuah laporan mengenai peningkatan akurasi pelaporan keuangan. Contoh dari Internal Auditor berikut menyertakan contoh-contoh yang berkaitan dengan efektivitas dan efisiensi di AS.

Dengan Menyewa Perusahaan Kebersihan dari Luar, Dapat Menghemat $160.000

Sebuah auditor internal meninjau efisiensi dan efektivitas layanan kebersihan oleh karyawan pemerintah untuk bangunan di kompleks gedung legislatif. Dalam audit terungkap bahwa biaya jasa kebersihan terlalu besar jika dibandingkan dengan jasa serupa yang dilakukan oleh perusahaan kebersihan dari luar. Selain itu, auditor menemukan banyak petugas kebersihan yang tidak dilengkapo dengan peralatan yang dibutuhkan sehingga kualitas kebersihan menjadi buruk. Sebuah studi mengenai jasa kebersihan alternatif menunjukkan bahwa perusahaan kebersihan dari luar memberikan jasa yang sama atau lebih baik dan dapat menghemat biaya sebesar $ 137.000 dalam setahun. Auditor merekomendasikan pemerintah negara bagian mencari tawaran kompetitif dan menjalin kontrak dengan perusahaan jasa kebersihan yang memiliki penawaran biaya terendah, tetapi masih memenuhi spesifikasi. Dalam realisasinya, penghematan mencapai lebih dari $160.000 dan kualitas kebersihan meningkat.

Gunakan Peralatan yang Tepat

Sebuah perusahaan menyewakan 25 truk berbeban berat yang digunakan oleh karyawan jasa di AS yang memasang dan memperbaiki sekitar 20.000 vending machine di daerah metropolitan besar. Semua truk dilengkapi dengan hidrolik pengangkat pintu untuk melakukan bongkar muat vending machine. Auditor internal menemukan hanya beberapa truk yang benar-benar mengantar dan mengambil vending machine tersebut. Sebagian besar truk digunakan untuk jasa panggilan, yang terdiri atas perbaikan kotak koin atau penyesuaian sederhana lainnya yang tidak memerlukan hidrolik. Auditor merekomendasikan agar sebagian besar truk tersebut secara bertahap digantikan oleh kendaraan biasa dan ringan. Menajemen menyetujuinya sehingga penghematan tarif sewa dan beban usaha yang terjadi diperkirakan mencapai $ 25.000 per tahun.

Program Komputer Menghemat Tenaga Kerja Manual

ERISA di AS mensyaratkan adanya audit tahunan untuk rencana pembagian laba. Auditor internal menguji rencana pembagian keuntungan sebagaimana disyaratkan oleh ERISA, tetapi juga melakukan telaah operasional yang menghasilkan beberapa rekomendasi berharga bagi manajemen. Aduitor TI dalam tim audit mengembangkan beberapa program audit – terkomputerisasi untuk menguji pengendalian atas partisipasi dan penghentian rencana perusahaan dalam melakukan bagi hasil. Bantuan komputer tersebut menghemat tenaga kerja manual dan dapat mendeteksi beberapa karyawan yang tidak memenuhi syarat atas rencana tersebut, misalnya karyawan dengan masa kerja kurang dari satu tahun dan karyawan yang sudah berhenti bekerja. Program audit tersebut juga dapat mendeteksi data yang berbeda antara berkas penggajian dan berkas utama dalam rencana bagi hasil. Saat melihat hasil audit, manajemen mengoreksi seluruh masalah dan menerapkan pengendalian tambahan untuk mencegah terjadinya masalah yang sama di masa datang. Pengendalian tambahan ini membuat manajemen memita auditor TI untuk tetap menyimpan program mereka di komputer. Manajer pada rencana bagi hasil pun menggunakan program tersebut secara berkala sebagai pengendali untuk mendeteksi kesalahan.