Rekonsiliasi merupakan proses penyamaan
data menggunakan aplikasi yang berbeda atas dokumen yang sama.
Rekonsiliasi yang dilakukan oleh satker bersama KPPN tidak jarang
berjalan lambat dan terasa sulit. Hal tersebut biasanya disebabkan oleh
beberapa faktor seperti keakuratan data sumber, aplikasi maupun prosedur
rekonsiliasi itu sendiri. Padahal bila telah dipahami
langkah-langkahnya, maka proses rekonsiliasi dapat dilakukan dengan
cepat, mudah dan efisien. Di bawah ini adalah beberapa faktor yang
mempengaruhi proses tersebut.
1. Data Sumber
Data sumber transaksi berupa DIPA, SPM/SP2D, SSPB, SSBP sangat berpengaruh pada Laporan Realisasi Anggaran (LRA). Keakuratan dalam pengisian/penginputan kode-kode (sumber dana, cara penarikan, kode kewenangan, fungsi, subfungsi, program, Kegiatan, Subkegiatan, Akun) akan menentukan kebenaran LRA itu sendiri.
LRA terdiri dari LRA Belanja, LRA Pengembalian Belanja, LRA Pendapatan Negara dan Hibah, serta LRA Pengembalian Pendapatan Negara dan Hibah. Data DIPA/revisi DIPA berpengaruh kepada kolom pagu LRA Belanja, kolom pengeluaran SPM berpengaruh kepada kolom realisasi belanjanya. Sedangkan untuk kolom potongan SPM dapat berpengaruh pada kolom pengembalian maupun LRA Pendapatan sesuai dengan akun potongan tersebut. Data SSPB berpengaruh pada kolom pengembalian belanja baik LRA Belanja maupun LRA Pengembalian Belanja. Kemudian data SSBP berpengaruh pada LRA Pendapatan dan Hibah.
Kesalahan data yang biasanya masih ditemukan adalah pengisian kode-kode pada SSPB dan SSBP. Kode fungsi, subfungsi, Kegiatan, Subkegiatan, Akun pengembalian belanja untuk tahun anggaran berjalan menggunakan kode sesuai dengan kode pagu (DIPA). Sedangkan untuk tahun anggaran yang telah lalu, misal karena temuan dari pemeriksa harus dikembalikan ke kas negara maka setoran tersebut menjadi PNBP. Contoh akun 423911 untuk Penerimaan Kembali Belanja Pegawai Pusat TAYL. Begitu juga setoran atas sisa UP apabila dibayarkan untuk UP TA berjalan maka akunnya menggunakan akun 815111 (UP Rupiah Murni), 815113 (UP PNBP) sedangkan untuk TA yang lalu menggunakan akun 815114 baik untuk sisa UP rupiah murni maupun PNBP.
Apabila diketahui kesalahan pengisian kode dimaksud pada SSPB atau SSBP maka segera dilakukan perbaikannya sesuai dengan format SE-35/PB/2009 yang terdiri surat permohonan perbaikan penerimaan negara, SPTJM, dan rincian.
Untuk kesamaan data, setoran sebaiknya dibayarkan melalui bank persepsi mitra KPPN Jakarta I. Setoran yang dilakukan melalui bank persepsi mitra KPPN lainnya agar dikonfirmasi terlebih dahulu ke KPPN mitra bank persepsi tersebut untuk kemudian dilampirkan pada saat rekonsiliasi.
Data sumber transaksi berupa DIPA, SPM/SP2D, SSPB, SSBP sangat berpengaruh pada Laporan Realisasi Anggaran (LRA). Keakuratan dalam pengisian/penginputan kode-kode (sumber dana, cara penarikan, kode kewenangan, fungsi, subfungsi, program, Kegiatan, Subkegiatan, Akun) akan menentukan kebenaran LRA itu sendiri.
LRA terdiri dari LRA Belanja, LRA Pengembalian Belanja, LRA Pendapatan Negara dan Hibah, serta LRA Pengembalian Pendapatan Negara dan Hibah. Data DIPA/revisi DIPA berpengaruh kepada kolom pagu LRA Belanja, kolom pengeluaran SPM berpengaruh kepada kolom realisasi belanjanya. Sedangkan untuk kolom potongan SPM dapat berpengaruh pada kolom pengembalian maupun LRA Pendapatan sesuai dengan akun potongan tersebut. Data SSPB berpengaruh pada kolom pengembalian belanja baik LRA Belanja maupun LRA Pengembalian Belanja. Kemudian data SSBP berpengaruh pada LRA Pendapatan dan Hibah.
Kesalahan data yang biasanya masih ditemukan adalah pengisian kode-kode pada SSPB dan SSBP. Kode fungsi, subfungsi, Kegiatan, Subkegiatan, Akun pengembalian belanja untuk tahun anggaran berjalan menggunakan kode sesuai dengan kode pagu (DIPA). Sedangkan untuk tahun anggaran yang telah lalu, misal karena temuan dari pemeriksa harus dikembalikan ke kas negara maka setoran tersebut menjadi PNBP. Contoh akun 423911 untuk Penerimaan Kembali Belanja Pegawai Pusat TAYL. Begitu juga setoran atas sisa UP apabila dibayarkan untuk UP TA berjalan maka akunnya menggunakan akun 815111 (UP Rupiah Murni), 815113 (UP PNBP) sedangkan untuk TA yang lalu menggunakan akun 815114 baik untuk sisa UP rupiah murni maupun PNBP.
Apabila diketahui kesalahan pengisian kode dimaksud pada SSPB atau SSBP maka segera dilakukan perbaikannya sesuai dengan format SE-35/PB/2009 yang terdiri surat permohonan perbaikan penerimaan negara, SPTJM, dan rincian.
Untuk kesamaan data, setoran sebaiknya dibayarkan melalui bank persepsi mitra KPPN Jakarta I. Setoran yang dilakukan melalui bank persepsi mitra KPPN lainnya agar dikonfirmasi terlebih dahulu ke KPPN mitra bank persepsi tersebut untuk kemudian dilampirkan pada saat rekonsiliasi.
2. Analisa Laporan
Untuk mendapatkan laporan yang akurat dan sesuai dengan ketentuan, maka diperlukan adanya reviu dan analisa terlebih dahulu terhadap laporan tersebut. Berikut ini beberapa bentuk analisa yang seharusnya dilaksanakan.
a. Kas di Bendahara Pengeluaran pada laporan neraca agar diperiksa/dibandingkan dengan saldo Uang Persediaan yang masih harus dipertanggungjawabkan oleh bendahara pengeluaran.
b. LRA Belanja setelah dicetak agar diperiksa kembali. Pertama kolom realisasi anggaran tidak boleh melebihi pagu dananya. Kedua kolom sisa anggaran minimal nol dan tidak dibenarkan bersaldo minus. ketiga kolom pengembalian belanja apabila terdapat pengembalian belanja maka pengembalian belanja tersebut hanya dimungkinkan apabila telah ada realisasi dan benar ada pagunya.
c. Pada LRA pengembalian belanja agar tetap dicantumkan semua kode, dari fungsi, subfungsi, program, kegiatan, subkegiatan dan akun. Meskipun pada LRA pengembalian belanja tidak terlihat saldo pagunya. Apabila kode subkegiatan contohnya tidak diisi lengkap maka akan tertulis kode subkegiatan tidak ada.
d. LRA Pendapatan Negara dan hibah agar diperikasa jumlah estimasi pendapatan dan jumlah relasiasinya.
e. LRA pengembalian pendapatan seringnya akan menunjukkan saldo nihil. Baru muncul realisasi apabila terdapat transaksi pengembalian pendapatan yang dimintakan.
Untuk mendapatkan laporan yang akurat dan sesuai dengan ketentuan, maka diperlukan adanya reviu dan analisa terlebih dahulu terhadap laporan tersebut. Berikut ini beberapa bentuk analisa yang seharusnya dilaksanakan.
a. Kas di Bendahara Pengeluaran pada laporan neraca agar diperiksa/dibandingkan dengan saldo Uang Persediaan yang masih harus dipertanggungjawabkan oleh bendahara pengeluaran.
b. LRA Belanja setelah dicetak agar diperiksa kembali. Pertama kolom realisasi anggaran tidak boleh melebihi pagu dananya. Kedua kolom sisa anggaran minimal nol dan tidak dibenarkan bersaldo minus. ketiga kolom pengembalian belanja apabila terdapat pengembalian belanja maka pengembalian belanja tersebut hanya dimungkinkan apabila telah ada realisasi dan benar ada pagunya.
c. Pada LRA pengembalian belanja agar tetap dicantumkan semua kode, dari fungsi, subfungsi, program, kegiatan, subkegiatan dan akun. Meskipun pada LRA pengembalian belanja tidak terlihat saldo pagunya. Apabila kode subkegiatan contohnya tidak diisi lengkap maka akan tertulis kode subkegiatan tidak ada.
d. LRA Pendapatan Negara dan hibah agar diperikasa jumlah estimasi pendapatan dan jumlah relasiasinya.
e. LRA pengembalian pendapatan seringnya akan menunjukkan saldo nihil. Baru muncul realisasi apabila terdapat transaksi pengembalian pendapatan yang dimintakan.
3. Aplikasi
Perubahan kebijakan dan aturan yang ditetapkan atau keterbatasan waktu pembuatan aplikasi ikut berpengaruh pada aplikasi sakpa. Untuk menyesuaikan dengan peraturan dan menyempurnakan aplikasi sakpa yang telah ada maka diterbitkanlah update-nya. Update itu sendiri dapat berupa update referensi maupun update aplikasi itu sendiri(file .exe). Disarankan setiap operator terus mengikuti perkembangan aplikasi sakpa dan menginstall update terbaru.
Selain itu menu-menu pada aplikasi sakpa sebaiknya dapat dipahami fungsinya. Pada saat login baik sebagai admin maupun opertor akan muncul menu dan sub menu yang masing-masing mempunyai fungsi berbeda. Silahkan di-explore menu-menu tersebut, tidak perlu khawatir keliru karena apabila tidak jadi diinput/diproses maka dapat dibatalkan dengan klik tombol batal atau keluar.
Seperti aplikasi komputer lainnya, aplikasi sakpa juga bisa rusak seperti tidak bisa dibuka atau data rangkap. Penyebabnya bisa karena virus komputer atau file corrupt. Oleh karena itu agar selalu dilakukan backup data secara berkala dan simpan file backup tersebut pada flasdisk atau folder yang aman. Sehingga pada saat terjadi kerusakan komputer atau aplikasi sakpa dapat diatasi dengan me-restore file backup tadi.
Perubahan kebijakan dan aturan yang ditetapkan atau keterbatasan waktu pembuatan aplikasi ikut berpengaruh pada aplikasi sakpa. Untuk menyesuaikan dengan peraturan dan menyempurnakan aplikasi sakpa yang telah ada maka diterbitkanlah update-nya. Update itu sendiri dapat berupa update referensi maupun update aplikasi itu sendiri(file .exe). Disarankan setiap operator terus mengikuti perkembangan aplikasi sakpa dan menginstall update terbaru.
Selain itu menu-menu pada aplikasi sakpa sebaiknya dapat dipahami fungsinya. Pada saat login baik sebagai admin maupun opertor akan muncul menu dan sub menu yang masing-masing mempunyai fungsi berbeda. Silahkan di-explore menu-menu tersebut, tidak perlu khawatir keliru karena apabila tidak jadi diinput/diproses maka dapat dibatalkan dengan klik tombol batal atau keluar.
Seperti aplikasi komputer lainnya, aplikasi sakpa juga bisa rusak seperti tidak bisa dibuka atau data rangkap. Penyebabnya bisa karena virus komputer atau file corrupt. Oleh karena itu agar selalu dilakukan backup data secara berkala dan simpan file backup tersebut pada flasdisk atau folder yang aman. Sehingga pada saat terjadi kerusakan komputer atau aplikasi sakpa dapat diatasi dengan me-restore file backup tadi.
4. Rekonsiliasi
Proses rekonsiliasi secara manual dimana satker harus bolak balik datang ke KPPN untuk merekon data yang tidak sama dirasakan kurang efisien bagi satker yang lokasinya jauh. Berlatar belakang dari hal tersebut diatas, maka KPPN Jakarta I telah melakukan langkah terobosan untuk mengatasinya yaitu prarekonsiliasi melalui internet.
Prarekonsiliasi merupakan proses rekonsiliasi awal untuk mengetahui kesamaan data rekon dengan menggunakan sarana email. Satker dapat mengirimkan Arsip Data Komputer (file rekon) melalui alamat email vera018@perbendaharaan.go.id yang kemudian oleh KPPN akan direkon dengan data SAU. Selanjutnya hasil prarekon yakni file dengan format pdf akan dikirimkan melalui alamat email satker tadi.
File pdf hasil prarekon dapat dibuka dengan aplikasi adobe reader. Hasil prarekon tersebut kemudian dicetak, diteliti, dan diperbaiki kembali apabila terdapat kesalahan (tidak sama). Apabila kesalahan telah diperbaiki maka satker mengirimkan ulang adk rekon ke alamat email KPPN. Apabila hasil prarekon telah sama maka satker dapat mencetaknya dua rangkap.
Proses rekonsiliasi secara manual dimana satker harus bolak balik datang ke KPPN untuk merekon data yang tidak sama dirasakan kurang efisien bagi satker yang lokasinya jauh. Berlatar belakang dari hal tersebut diatas, maka KPPN Jakarta I telah melakukan langkah terobosan untuk mengatasinya yaitu prarekonsiliasi melalui internet.
Prarekonsiliasi merupakan proses rekonsiliasi awal untuk mengetahui kesamaan data rekon dengan menggunakan sarana email. Satker dapat mengirimkan Arsip Data Komputer (file rekon) melalui alamat email vera018@perbendaharaan.go.id yang kemudian oleh KPPN akan direkon dengan data SAU. Selanjutnya hasil prarekon yakni file dengan format pdf akan dikirimkan melalui alamat email satker tadi.
File pdf hasil prarekon dapat dibuka dengan aplikasi adobe reader. Hasil prarekon tersebut kemudian dicetak, diteliti, dan diperbaiki kembali apabila terdapat kesalahan (tidak sama). Apabila kesalahan telah diperbaiki maka satker mengirimkan ulang adk rekon ke alamat email KPPN. Apabila hasil prarekon telah sama maka satker dapat mencetaknya dua rangkap.
5. Berita Acara Rekonsiliasi
Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) ditandatangani oleh dua pejabat yaitu pejabat dari KPPN sebagai bendahara umum negara dan Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). Untuk memudahkan rekonsiliasi maka BAR dapat dicetak oleh satker dan ditandatangani oleh KPA. Perlu diperhatikan bahwa tanggal BAR harus disesuaikan dengan tanggal kedatangan di loket KPPN Jakarta I. Selain itu nomor urut BAR agar dikosongkan karena nomor urut tersebut akan diisi di loket rekon KPPN pada saat kedatangannya.
Dengan diketahuinya prosedur dan langkah-langkahnya diharapkan proses rekonsiliasi selanjutnya dapat berjalan lancar, cepat dan lebih efisien. Sehingga petugas rekon di loket KPPN cukup melakukan pengecekan ulang saja.
Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) ditandatangani oleh dua pejabat yaitu pejabat dari KPPN sebagai bendahara umum negara dan Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). Untuk memudahkan rekonsiliasi maka BAR dapat dicetak oleh satker dan ditandatangani oleh KPA. Perlu diperhatikan bahwa tanggal BAR harus disesuaikan dengan tanggal kedatangan di loket KPPN Jakarta I. Selain itu nomor urut BAR agar dikosongkan karena nomor urut tersebut akan diisi di loket rekon KPPN pada saat kedatangannya.
Dengan diketahuinya prosedur dan langkah-langkahnya diharapkan proses rekonsiliasi selanjutnya dapat berjalan lancar, cepat dan lebih efisien. Sehingga petugas rekon di loket KPPN cukup melakukan pengecekan ulang saja.
