‘Follow -up‘ adalah frase yang sering digunakan sehari-hari oleh penutur bahasa Indonesia. Makna follow-up pada umumnya dipersepsikan sama dengan ‘tindak lanjut’. Tapi bagi kita sebagai auditor internal, tampaknya perlu lebih hati-hati dalam menggunakan frase follow up ini. Mengapa demikian?
Alkisah, dalam sebuah diskusi di antara para kolega auditor internal, sampailah mereka pada pembahasan sebuah paragraf di dalam practice guide berikut ini:
“Timely follow-up with management regarding agreed upon remediation plans for internal audit findings may be difficult to work in if the department work plan does not schedule time to accomplish this objective.” (Practice Guide “Assisting small Internal Audit Activities in Implementing the Standard”, hlm. 12)
Jika Anda yang dihadapkan pada paragraf tersebut, dengan memperhatikan kata-kata yang dicetak tebal, kira-kira apa yang akan Anda persepsi?
- Siapa subjek folllow-up tersebut?
- Siapa subjek yang melakukan remediasi?
- Department work plan, auditee’s ataukah auditor’s department?
- Demikian juga, this objective, objektif siapa?
Setiap auditor pada umumnya telah memahami bahwa dalam audit internal, tugas auditor adalah mengidentifikasi kelemahan untuk kemudian memberikan rekomendasi perbaikan. Sementara, tugas manajemen/auditee adalah menindaklanjuti rekomendasi tersebut. Bila diperhatikan konteksnya sekali lagi: “auditor memberi rekomendasi, auditee menindaklanjuti“.
Kembali ke lead di atas, di mana di Indonesia istilah ‘tindak lanjut’ saling menggantikan dengan follow-up, maka konteks tersebut kemudian masyhur sekali menjadi ”auditor memberi rekomendasi, auditee melakukan follow-up”. Jadi, sangat lazim di Indonesia bila follow-up diartikan sebagai tindakan korektif yang diambil manajemen auditee sebagai respons atas rekomendasi auditor.
Bila Anda menggunakan konteks dan istilah “auditor memberi rekomendasi, auditee melakukan follow-up” dalam membaca Standar dan turunannya, bisa jadi Anda akan dibuat bingung. Karena, di dalam IPPF, konteks dan istilah yang digunakan adalah “auditor memberi rekomendasi, kemudian auditor melakukan follow-up review terhadap tindakan korektif auditee”. Jadi, istilah follow-up di dalam Standar dan turunannya adalah tindakan yang harus dilakukan oleh auditor, bukan auditee.
Di dalam Standar IPPF #2500.A1 disebutkan sebagai berikut:
“2500.A1
– The chief audit executive must establish a FOLLOW-UP process to
monitor and ensure that management actions have been effectively
implemented or that senior management has accepted the risk of not
taking action.“
Standar ini dijelaskan lebih lanjut dalam Practice Advisory 2500.A1-1 tentang Follow-up Process, pada butir 2:
“2.
Follow-up is a process by which INTERNAL AUDITORS evaluate the
adequacy, effectiveness, and timeliness of actions taken by management
on reported observations and recommendations, including those made by
external auditors and others. This process also includes determining
whether senior management and/or the board have assumed the risk of not
taking corrective action on reported observations“
Jelas ‘kan, bahwa follow-up process adalah istilah baku yang digunakan di dalam IPPF dalam konteks auditor memberi rekomendasi, kemudian auditor melakukan follow-up review terhadap tindakan (korektif) manajemen/auditee. Dengan konteks yang terakhir disebut ini, niscaya Anda tidak akan kesulitan memahami IPPF dan turunannya.
Mari kita lihat lagi contoh potongan practice guide di atas, dan kita jawab kebingungan kolega kita.
“Timely follow-up with
management regarding agreed upon remediation plans for internal audit
findings may be difficult to work in if the department work plan does
not schedule time to accomplish this objective.”
Bisa kita pahami secara bebas menjadi seperti ini. Aktivitas follow-up review secara tepat waktu oleh auditor internal terhadap rencana-perbaikan-atas-temuan-audit dari manajemen auditee, akan sulit dilakukan apabila rencana kerja audit tidak menjadwalkan aktivitas follow-up review ini.
Mulai sekarang, agar tidak terjadi komplikasi, sebaiknya gunakan istilah follow-up untuk review auditor pasca pelaporan, dan jangan gunakan istilah follow-up untuk tindakan korektif dari manajemen.
